Jakarta — Biro Administrasi Akademik (BAA) menggelar kegiatan Sosialisasi dan Persiapan Wisuda Genap Tahun Akademik 2025/2026 pada Kamis, 6 Agustus 2026, pukul 15.17–16.30 WIB di Ruang Kepala BAA. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai langkah persiapan untuk memastikan seluruh rangkaian proses administrasi kelulusan, mulai dari yudisium hingga penerbitan ijazah dan transkrip, dapat berjalan sesuai prosedur, tepat waktu, dan meminimalkan kesalahan.
Kegiatan tersebut sekaligus menjadi momentum evaluasi terhadap pelaksanaan penerbitan ijazah dan transkrip pada periode Ganjil 2025/2026. Dari hasil evaluasi, masih ditemukan sejumlah hal yang perlu diperbaiki. Oleh karena itu, Ibu Dr. Dra. Sri Handayani, M.Si., selaku kepala BAA menekankan agar persiapan wisuda Genap 2025/2026 dilakukan secara lebih teliti, telaten, dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Salah satu perhatian utama dalam persiapan tersebut adalah ketersediaan kebutuhan pencetakan ijazah dan transkrip. BAA mencatat masih terdapat sekitar 400 lembar blanko dari periode sebelumnya, namun pengadaan blanko baru dan tinta printer tetap harus segera diajukan untuk menjamin kelancaran proses pencetakan. Perhitungan kebutuhan tinta juga akan disesuaikan dengan kapasitas cetak setiap cartridge serta disiapkan satu cartridge sebagai cadangan. Selain itu, maintenance printer akan diajukan sebelum proses pencetakan dimulai untuk mengantisipasi kendala teknis.
Dari sisi akademik, Ibu Dr. Dra. Sri Handayani, M.Si., menegaskan pentingnya ketepatan data mahasiswa yang akan mengikuti proses kelulusan. Seluruh PIC Niljah diwajibkan menyampaikan data mahasiswa yang akan maju sidang akhir untuk dilakukan pengecekan biodata melalui PDDIKTI. Batas akhir input nilai Tugas Akhir ditetapkan pada 5 September 2026, sedangkan pelaksanaan SK Yudisium dijadwalkan pada 14–19 September 2026. Pelaporan ke PDDIKTI juga harus dilakukan sesuai rentang waktu yang telah ditentukan.
Dalam proses penerbitan dokumen, tanggal yudisium harus mengacu pada tanggal SK Dekan, sedangkan tanggal pada bagian bawah dokumen mengacu pada SK Rektor. Nilai dan judul tugas akhir juga harus dipastikan telah final sebelum dilakukan reservasi PIN ijazah. Untuk menghindari perubahan data setelah proses tersebut, reservasi PIN diupayakan dilakukan setelah yudisium. Pemasangan PIN ijazah akan dilakukan oleh bagian Nilai dan Ijazah dan ditargetkan selesai paling lambat pada Oktober 2026.
BAA juga mempersiapkan koordinasi lebih lanjut dengan fakultas melalui surat resmi yang akan diedarkan sebelum dilaksanakan pertemuan tatap muka. Sosialisasi tersebut akan menjelaskan mekanisme dan tahapan yang perlu dipersiapkan oleh masing-masing fakultas agar seluruh proses dapat berjalan seragam.
Selain persiapan administratif, rapat turut membahas pengembangan sistem untuk meningkatkan efisiensi dan mencegah kesalahan pencetakan. Salah satu masukan yang disampaikan adalah agar sistem pencetakan dokumen berbasis QR code dapat mengunci dokumen secara otomatis setelah diunduh dan dicetak oleh PIC. Dengan demikian, pencetakan berulang dapat dicegah dan risiko dokumen reject dapat diminimalkan.
BAA juga akan melakukan evaluasi pemahaman fakultas melalui kuesioner setelah kegiatan sosialisasi. Koordinasi dengan BPK turut dilakukan terkait kurikulum, khususnya kesesuaian terjemahan mata kuliah dalam bahasa Inggris yang berpengaruh terhadap tampilan transkrip akademik.
Melalui kegiatan ini, BAA bersama fakultas dan unit terkait berkomitmen memperkuat koordinasi dan ketelitian dalam mempersiapkan Wisuda Genap 2025/2026. Upaya tersebut diharapkan dapat memastikan seluruh tahapan, mulai dari validasi data, yudisium, penerbitan ijazah dan transkrip, hingga pemasangan PIN ijazah, terlaksana secara akurat, efektif, dan tepat waktu.